Guía de implementación del servicio Movilizando.me

Funcionamiento del Servicio Movilizando.me

Movilizando.me es fácil de implementar mediante la personalización de flujos de trabajo basados en las actividades que realiza el personal, aprovechando la infraestructura de sistemas existentes sin necesidad de grandes inversiones; así mismo provee inteligencia móvil que mejora la precisión de los esquemas de negocio en cualquier lugar.

El sistema tiene diversas aplicaciones que están en función de mejorar la productividad, las cuales desde la perspectiva de implementación van desde la más básica a la más compleja.

Gestión de formularios en los Móviles

La creación y mantenimiento de los formularios consiste en la instalación de la aplicación en los celulares (el procedimiento a seguir se encuentra descrito en este mismo documento), permitiendo la localización geográfica de los celulares en el portal y por otra la definición de los formularios básicos de operaciones

¿Cómo diseñar el mejor formulario?

  • Determine el tipo de información que debe ser insertada en los diferentes campos del formulario. Esto se establece de acuerdo a la finalidad prevista del documento. Identifique los diferentes temas e información que va a registrar, compruebe que esté disponible el número de campos necesarios para recolectar la información y que estos tengan un espacio adecuado para almacenar los datos
  • Organice toda la información en una secuencia lógica. La idea es crear un flujo de un campo a otro para darle un sentido al formulario que facilite el uso del documento. Una forma muy simple, y que tiene la intención de capturar la información básica, es seguir una secuencia de fecha, nombre, apellido, dirección, ciudad, estado o provincia, código postal, números de teléfono y de fax, además de un campo para guardar una dirección de correo electrónico del contacto. Con las nuevas redes sociales, también  puede reservar un espacio para colocar la dirección de Twitter, LinkedIn o Facebook, siempre que el contacto lo permita
  • Una vez creado el formato, proceda a la creación de una plantilla de Movilizando.me, por lo general, hace que el proceso de crear campos sea fácil y que los mismos puedan ser ubicados en una posición determinada gracias al uso del ratón del ordenador. Luego, establezca y coloque los campos en los que se registrarán los datos en el orden en que serán recolectados en el formulario, así el proceso de recaudar la información será más fácil y ordenado
  • Personalice cada campo en la plantilla. Movilizando.me permite la creación de formularios y hace posible ajustar la longitud y anchura de cada uno de estos, así como limitar el tipo de caracteres establecido en cada campo. Esto hace, por ejemplo, que sea más fácil introducir las fechas y números de teléfono de manera uniforme
  • Añada una lista desplegable cuando sea requerido y apropiado según el tipo de información a recaudar. Si el formulario se va a utilizar en un entorno en línea o va a formar parte de una base de datos, el proceso de añadir una lista  desplegable es sencillo, muchos programas lo incluyen en sus opciones de campo, proporcionando un entorno limpio, ordenado y amigable con el usuario. Si es un formulario que va a ser utilizado en una red o en Internet, Se debe tener en cuenta siempre la usabilidad del mismo
  • Compruebe si el formulario ha sido creado y configurado de la manera correcta. Antes de liberar un formulario para su utilización por parte de los usuarios, debe dedicar un tiempo para ingresar algunos datos y asegurarse de que éstos han sido registrados de manera correcta y consistente, cumpliendo con sus expectativas. En caso de que los datos no se muestren adecuadamente, o uno de los campos no funciona tal y como se esperaba, regrese a la plantilla del formulario y realice los ajustes que sean necesarios

Catálogos

Permiten, de manera rápida y fácil, subir contenido a utilizarse desde las tabletas o celulares. Esta solución les ayuda a las empresas a distribuir eficientemente el conocimiento (know how).

Administración de Puntos de Interés

Al iniciar las operaciones se pueden definir cuestionarios que estén vinculados a un PDI, de esta manera  se logra obtener el mayor beneficio del portal, vinculando desde el inicio toda la información generada en campo con un punto geográfico (este puede ser un cliente, una gasolinera, un cedis o cualquier otro punto de referencia geográfica). En otras palabras, se pueden vincular los datos mediante consultas gráficas al destino, validando si realmente se realizó la actividad dentro del radio de ese punto geográfico.

Tareas

Existen varios ejes de implementación debido a que el sistema puede ser usado para diferentes actividades, la base de implementación es el módulo de TAREAS.

  • Uso e implementación de BD por cada PDI (Payload o carga útil), donde esta información puede variar continuamente. La información puede ser actualizada desde un archivo EXCEL, la cual puede afectar diversos puntos al mismo tiempo
  • Consiste en subir al sistema todas las ordenes de servicios a cada celular mediante un archivo EXCEL, el cual desaparece del celular una vez que se ha logrado concretar la visita. En el servidor se muestra por cada celular tres líneas, lo planeado versus lo ejecutado y las incidencias del día

Requerimientos de tecnología al cliente

Datos del Computador para administrar la plataforma

Para la administración de la plataforma Movilizando.me, se requiere un computador con internet y las siguientes características:

  • Navegador Firefox, o google Chrome
  • Excel, Adobe, ETC
  • Internet de alta velocidad (al menos 2 Mb)

Hardware de los terminales

El hardware requerido por los terminales debe tener las siguientes características:

  • Sistema operativo ANDROID 5.X. en adelante, independientemente de la marca modelo
  • Batería de al menos 1800mA
  • Memoria principal de al menos 16 Gb (sólo en casos que el cliente requiera tomar y enviar muchas fotos.)
  • LED para flash en caso de que el cliente desee tomar fotos en la noche (sugerido)
  • Procesador mínimo de 1Ghz deseable de doble procesador
  • Memoria RAM de al menos 1Gb
  • Que tenga GPS, ya que algunos dispositivos no tienen el CHIP y su ubicación es calculada
  • SIM, el app esta programada para detectar SIM CARD de datos

Listado de cosas que pueden salir mal

El usuario puede incurrir en modificar las opciones del celular, de tal modo que los cambios realizados afecten la calidad de la información visualizada en el sistema, por tanto se identificaron y enumeraron las condiciones que pueden causar el mal funcionamiento de Movilizando.me. Es importante acotar que, dependiendo del modelo del equipo puede cambiar la forma de llegar a las opciones listadas a continuación:

GPS activo y en máxima precisión

En el módulo de “ajustes” del celular, dentro de las opciones de “ubicación”, se puede seleccionar la opción de apagar o encender el chip de GPS. Además, el usuario puede seleccionar entre al menos tres (3) posibilidades de la calidad del GPS, todo esto con la finalidad de ahorrar batería.

Movilizando.me cuenta con métodos de localización alterna, sin embargo esto afecta la exactitud de la ubicación.

Considere también que existen equipos que, por no tener suficiente batería, apagan automáticamente el GPS.

Funcionamiento del Sistema Operativo

Más que un problema es una observación, el sistemas de Android detecta las aplicaciones que no están en uso y les relega automáticamente menos recursos del sistema operativo, por tanto no es buena idea pensar que la aplicación instalada sin usarse puede darle una buena ubicación al cliente.

Considere que para ahorrar energía si la aplicación Movilizando.me no esta en  primer plano o si no es usada frecuentemente por el usuario móvil, automáticamente baja la precisión del GPS o los permisos de envío de información.

Gestores de Energía de ANDROID

Uno de los grandes problemas de los Smartphone modernos es la duración de la batería, es por ello que se han implementado una serie de “soluciones” que buscan preservar la duración de la batería, estos son los “gestores de energía” ,“ahorradores de energía” o “monitor de energía”.

Estas aplicaciones ya vienen precargadas desde la versión 7, y lo que buscan es clasificar todas las aplicaciones instaladas en el celular, entre una lista blanca y una lista negra de aplicaciones.

Es decir, esta lista determina cuales son los equipos que sí pueden funcionar cuando el celular esta bloqueado y cuales no.

En el módulo de “ajustes” del celular, dentro de la selección “batería”, se puede llegar a estas opciones. Sin embargo, nuevamente, cada marca y modelo de celular modifica las opciones de llegar acá y cabe destacar que están haciendo muy complicado llegar a estas opciones, por tanto podría no ser tan fácil y hasta confuso determinar cuales entran a las listas blancas de uso y cuales no dependiendo de cada celular.

Instalar Apps cómo Fake GPS

Algo que nos enseñó la famosa app “Pokemon GO”, es que con tiempo y algo de curiosidad se puede engañar a todos los sistemas hechos por el hombre.

Probablemente no se imaginaban hablar de las pokebolas en este documento, pero encontramos interesante mencionar que existen una serie aplicaciones  que estaban encaminadas a engañar al GPS del celular para obtener estas pokebolas, las APP Fake GPS.

En una de las descripciones de las aplicaciones de FAKE GPS que se pueden descargar del google play dice lo siguiente: “¡Tele transporta tu teléfono a cualquier lugar del mundo con dos clics! ¡Esta aplicación configura una ubicación de GPS falsa para que cada otra aplicación de tu teléfono piense que estás ahí!” Solución Si es un celular de la empresa considere la instalación de un MDM o de un LAUNCHER que evite la instalación de cualquier cosa que no sea de productividad .

Baja Batería en el equipo celular

Cuando el celular tiene una baja carga de batería puede que el sistema operativo automáticamente  algunas inactive ciertas características que no las considere tan importantes, por lo que las tareas podrían demorar más tiempo de lo estimado en su actualización. Es posible que algunas tareas no funcionen hasta que se vuelva a obtener una carga mínima.

El modo de baja potencia reduce o afecta estas características:

  • Búsqueda de correo electrónico
  • GPS
  • Descargas automáticas
  • Algunos efectos visuales
  • Bloqueo automático (predeterminado en 30 segundos).

Solución Mantener el teléfono con suficiente carga.

Generalidades – Sugerencias generales al manejo del recurso humano

  • Deben existir procesos dentro de la empresa que definan una política de uso razonable del equipo y del plan de datos; así como procedimientos claros para el usuario final que determinen que hacer en caso de extravío o robo
  • Implementar como estrategia la  contratación de números personales de uso frecuente a los usuarios, así se empodera al equipo logrando un mejor uso y cuidado del aparato
  • Para mejorar el cuidado del equipo durante el plazo contratado se le debe indicar al usuario que al término del plan el equipo puede ser suyo (depende de la política interna), entonces por consecuencia es mayor el mantenimiento del aparato
  • Hay algo en lo que adolecen todos los celulares modernos y es en la duración de la batería. Por tanto, se sugiere distribuir manuales cortos que expliquen que la forma en que se utilice el equipo incide proporcionalmente en la duración de la batería. Lo mismo aplica para mejorar la calidad de la fotografía tomada por los técnicos, si se quieren resultados óptimos en los informes, se debe enseñar a tomar fotos con el celular
  • No todo el peso se aplica al tema de la infraestructura tecnológica usada, es fundamental la participación de los usuarios en las operaciones de su empresa
  • Existen una variedad de baterías, las cuales están relacionadas al tipo de dispositivo seleccionado. Es por ello que recomendamos equipos que cuenten con la siguiente especificación: baterías al menos con 1800mA para asegurar la mínima autonomía del dispositivo

Consejos para alargar la batería del Smartphone

  • Bajar el brillo de la pantalla: Esta es evidente, pero el elemento que más consume batería es la pantalla y lo hace a lo grande. Además, los usuarios de Android pueden validar el uso de la misma en Ajustes>Información, donde observará el alto porcentaje de consumo que se lleva. Así que lo aconsejable, en caso de necesidad, es bajarla ya que aun estando en condiciones normales si llevamos nuestra pantalla con el brillo al máximo la batería nos va a durar mucho menos. El gran consumo de esta medida es que, en exteriores, cuando la luz del sol impacta directamente con las pantallas actuales se suele necesitar el máximo brillo que el equipo pueda ofrecernos, pero en interiores con luces suaves normalmente se puede tener al mínimo posible.
  • Cortar las conexiones: Un Smartphone es una máquina que permanentemente está realizando conexiones, algunas de ellas en segundo plano, las cuales según el sistema operativo del móvil se puede restringir o no esas conexiones de manera un tanto específica. Sin embargo, la manera más fácil, si se tiene la necesidad, es poner el teléfono en modo avión.  Ni llamadas, ni 3G, ni WiFi ni nada de nada. En caso de requerir alguna de estas conexiones, solo tiene que quitar el modo avión, a partir de ese momento podrá apreciar la carga extra por no haber tenido conexiones. Entre otras opciones más suaves, se tiene la alternativa de desconectar sólo el 3G o, 3G y WiFi, pero es algo que se detalla en el siguiente punto.
  • Gasta más 3G que WiFi:  Es una duda muy frecuente y sobre la cual en algunos puntos no hay unanimidad, pero en general es cierto que consume más el 3G que el WiFi, sobre todo en las condiciones de baja cobertura, como se detalla más adelante. Muchas veces se puede encontrar con poca carga de batería y tener la necesidad de consultar algo en Internet y no sabemos qué protocolo nos gastará menos, si el WiFi o el 3G. En general, y aquí ya es desde la experiencia, con WiFi se suelen conseguir mejores resultados.
  • Cuidado con la cobertura:  En situaciones de baja cobertura el teléfono tiene que hacer un esfuerzo extra para realizar las funciones de conectividad, esfuerzo que se evidencia en la duración de la batería. Si a esto se une el uso de 3G con situaciones de mala señal, y la actividad se prolonga se empezará a notar como la batería va bajando su rendimiento a simple vista. En resumen, entre este punto y el anterior referente al 3G, el EDGE o GPRS deben evitarse en favor del WIFI cuando sea posible y teniendo en cuenta que a más baja cobertura, menos durará la batería del equipo.
  • Aplicaciones en segundo plano:  Una aplicación ejecutándose en segundo plano le está quitando vida útil a la carga del Smartphone, así de simple. Es por ello que, entre menos se estén ejecutando estas aplicaciones a la vez, es mejor. Sin embargo, se recomienda ir cerrando los procesos cuando sea necesario, en el caso del Android el gestor de tareas sugerido es “Advanced Task Killer”.
  • Conocer qué características consumen más energía: Si su Smartphone se encuentra bajo de batería y utiliza el flash como linterna, no es una buena opción ya que acabaría la batería en unos minutos. Del mismo modo, como en el 3G hay ciertas funcionalidades del teléfono que consumen más batería que el simple uso cotidiano, como es el personal hotspot para dar Wifi. Esta opción incorpora muchos teléfonos, permitiendo grabar vídeos en HD, la reproducción de archivos, las aplicaciones que requieren geolocalización constante como los GPS del vehículo o las aplicaciones de redes sociales que continuamente están enviando y recibiendo llamadas de datos, como es el caso del WhatsApp. Lo más recomendado es evitar activar este tipo de funcionalidades y solo usarlas cuando sea imprescindible.
  • Cuidado con los sobrecalentamientos: Lo peor que le sienta a la batería, y aquí hablamos también en términos de longevidad y vida útil, es estar en estado permanente de calentamiento. Esto puede ocurrir si dejamos el dispositivo por un descuido al sol o si hace uso de muchas aplicaciones que pongan en uso  del procesador al máximo, notándose cuando la carcasa se calienta. Siempre hasta cierto límite, obviamente no se habla de temperaturas bajo cero, pero en general el ambiente fresco es lo que mejor le sienta a la batería del terminal.
  • Utiliza una funda con batería extra: Ya se dieron una serie de consejos y utilidades más pragmáticos. Si anda siempre apurado de batería porque se comporta como un heavy user y además ocurre que el usuario se pasa el día fuera sin la posibilidad de acercarse a un enchufe, entonces probablemente se sugiere comprar algunas de esas carcasas externas que llevan acoplada una batería extra. En los primeros tiempos eran muy aparatosas, pero ahora hay algunas que realmente no aportan tanto grosor extra al teléfono (aunque algo siempre es inevitable) y que suponen a efectos prácticos como llevar otra batería a cuestas, duplicando su tiempo de uso.
  • Compra una batería e intercámbiala: En el iPhone no se puede cambiar la batería, pero en casi todos los demás fabricantes ¿Por qué no? Puede salir incluso mejor que una funda con batería, si va siempre con la duración ajustada compre una extra, la mayoría son finas y no abultan mucho en el bolsillo y cuando se acabe la recambia. Simple y efectivo.
  • Un adaptador para el coche: Cuando se realizan viajes largos y se conecta el GPS del teléfono, el rendimiento de la batería suele bajar muy rápidamente hasta llegar a 0%. En este caso, si se tiene un adaptador para coche, simplemente se conecta al conector eléctrico del vehículo, se enchufa el cable USB y listo, el teléfono sigue funcionando y al mismo tiempo la batería se carga.

Restricciones – Dependencia de varias circunstancias para que el sistema funcione correctamente

  • El carrier de telefonía, un factor fundamental en el aseguramiento de la red es que se cuente con la cobertura adecuada para la recepción de información de forma remota, aunque sí existen procesos que almacenan la información en la memoria del celular para que se envíe la información en cuanto se detecte la misma.
  • La terminal de datos, las características de hardware seleccionadas inciden directamente en la apreciación que tienen los usuarios móviles del servicio, es decir, puede haber situaciones donde se requiera procesar muchas imágenes (mas procesador y memoria), o por el contrario tomar fotos en condiciones de poca luz (el celular cuente con LED usado para flash) que si no se toma en cuenta puede afectar en la apreciación de uso en general. Existen algoritmos ya revisados para la compresión y procesamiento de imágenes (es lo que más consume) pero si no cuenta con memoria o procesador no hay mucho que se pueda hacer.
  • El usuario móvil: el sistema operativo ANDROID no permite el bloqueo de las opciones administrativas del sistema de forma remota. Por ejemplo, activar y desactivar la red de datos y wifi, o el GPS, o que sencillamente apague el teléfono.  Estas condiciones hace que no pueda funcionar el sistema correctamente. Se tienen procesos que, dependiendo del celular, pueden capturar muchas de estas acciones. Sin embargo, pesa más el proceso de cómo se vende el proyecto dentro de este perfil, a menos que se tenga instalado y configurado un MDM.
  • El diseño de formularios no adecuados: esta responsabilidad recae sobre el administrador del sistema, donde puede diseñar algún formulario tan extenso que pueda limitar su levantamiento en campo, o de igual manera puede generar formularios que nada tengan que ver con la realidad en campo, esto desalienta su uso.
  • Duración de la batería. Explicado mejor en el capítulo 10 Consejos para alargar la batería del Smartphone.
  • Memoria disponible para procesamiento de imágenes.
  • La terminal no tenga instalada aplicaciones que compitan con los recursos limitados del equipo o que le hagan generar información falsa sobre el servicio como aplicaciones de “fake gps”.

Suposiciones y dependencias

De igual manera en ALG se está dando por sentado algunos puntos:

  • Los celulares cuentan con el plan de datos mínimo necesario y adecuado para la trasmisión de la información según sea la operación
  • Los celulares no presentan algún software malware que afecte la transmisión “normal” de la información
  • Que la actualización de algún sistema operativo dañado afecte el uso “normal” del aplicativo
  • Que exista alguna falla en el hardware o software en el celular que limite parcialmente o evite su uso adecuado del mismo
  • Que el celular se mantenga correctamente cargado y que cuenta con la señal suficiente para enviar la información al carrier
  • Se está asumiendo que el cálculo de uso de la aplicación no se ve afectada por otras aplicaciones como Google Map, Waze, o un cliente del correo electrónico.
  • Que el celular cuente con la memoria adecuada para el procesamiento de imágenes y estas no sean consumidas por otras apps como WhatsApp.

Asignación de un Líder de Proyectos

Es complicado hablar del tema, pero hay que considerar el factor humano, por lo tanto al no tener un responsable de parte del cliente, no se lograría una implementación exitosa de Movilizando.me debido a:

  • Falta de una planificación adecuada
  • Procesos requeridos para el arranque no identificados
  • Las expectativas de la Dirección y Alta Gerencia son desconocidas, al no ser definidas ni gestionadas
  • Falta de comunicación que no permite detectar los cuellos de botella. Este servicio rompe paradigmas al ser un elemento de mejora continua en la operación. Es natural la resistencia al cambio
  • Contar con personal no apto para la actividad. En muchas organizaciones, los “Líderes de Proyectos” con perfiles técnicos no formados adecuadamente, a quienes se les exige realizar tareas para las cuales no han sido debidamente preparados, puede afectar la implementación del proyecto
  • Falta de liderazgo y soporte por parte de la organización. Muchas veces se identifica al líder del proyecto, y ciertamente lo es en parte, pero la capa de Senior Management o Ejecutivos de la organización, deben (o deberían) dar el soporte necesario al proyecto para asegurar su éxito. Esto implica, entre otras cosas, que se entienda el por qué se lleva a cabo el proyecto, y los beneficios que este aporta a la empresa.

Perfil requerido o sugerido del líder de proyectos

Las habilidades necesarias para el cargo de “Líder de Proyectos”, son:

  • Capacidad de análisis y de síntesis
  • Proactivo(a)
  • Metódico(a) y Ordenado(a)
  • Capacidad para Trabajo bajo presión
  • Hacer frente a desafíos
  • Capacidad de trabajo en equipo
  • Alta capacidad de análisis e investigación personal
  • Tener permanente adaptación a los cambios y a las innovaciones tecnológicas

 Requisitos específicos:

  • Estudios: contar con título profesional a la fecha de su postulación, otorgado por una Universidad del Estado o reconocida
  • Licenciatura
  • Experiencia profesional mínima demostrable de 1 año
  • Competencias para el Desempeño del Cargo :
    • Manejo de páginas WEB
    • Experiencia en EXCEL : Conocimientos INTERMEDIOS en EXCEL