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¿Cómo ser más productivo y eliminar actividades que desperdician tu tiempo usando la “Caja de Eisenhower”?

Por James Clear

Dwight Eisenhower vivió una de las vidas más productivas que pudieras imaginarte.
Eisenhower fue el 34º. Presidente de los Estados Unidos. Inició programas que llevaron al desarrollo de las carreteras interestatales, promovió el inicio del internet (DARPA), la exploración del espacio (NASA) y el uso pacífico de fuentes alternativas de energía.

Eisenhower contaba con una habilidad increíble de mantener su productividad, no solo durante semanas o meses, sino durante décadas. Y por esta razón, no es sorprendente que sus técnicas para la administración del tiempo y organización de tareas se han estudiado por muchas personas.
Su estrategia de productividad más famosa se conoce como la “Caja de Eisenhower”. Y es una herramienta simple para tomar decisiones que tú puedes utilizar en este momento. Hablemos de cómo ser más productivo y cómo es que funciona esta estrategia de Eisenhower.

La caja de Eisenhower: cómo ser más productivo.

La estrategia de Eisenhower para organizar tareas es muy simple. Al utilizar el recuadro que mostramos abajo, podrás separar las tareas basándose en cuatro posibilidades.

Urgente e importante (tareas que debes hacer inmediatamente).
Importante, pero no urgente (tareas que harás más tarde).
Urgente, pero no importante (tareas que delegarás a alguien más).
Ni urgente ni importante (tareas que se eliminarán).
Lo grandioso de esta tabla es que puedes utilizarla para planes grandes de productividad (“¿Cómo debo organizar mi semana?”) y también para planes más pequeños (“¿Qué debo hacer hoy?”).
Este es un ejemplo de cómo luce mi caja de Eisenhower para el día de hoy.

La diferencia entre urgente e importante

Caja de Eisenhower

“Lo que es importante, raras veces es urgente y lo que es urgente, raras veces es importante”.
-Dwight Eisenhower

Las tareas urgentes son aquellas a las cuales sientes que debes reaccionar: correos, llamadas telefónicas, mensajes de texto, noticias. Mientras tanto, como dice Brett McKay “Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a nuestra misión a largo plazo, nuestros valores y metas”.

Es muy sencillo separar estas tareas una sola vez. Pero hacerlo continuamente puede ser difícil. El motivo por el cual me agrada el método de Eisenhower es porque muestra una estructura laboral muy clara para decidir una y otra vez. Y, como todo en la vida, lo difícil es ser constante.

Estas son algunas observaciones que he hecho al utilizar este método.

Elimina antes de optimizar
Hace algunos años, estaba leyendo sobre programación cuando encontré una cita interesante:

“No hay código más rápido que cero código”.
-Kevlin Henney

En otras palabras, la manera más rápida de hacer algo –así sea que una computadora lea un renglón de código o eliminar una tarea de tu lista- es eliminarla. No hay una forma más rápida de hacer algo que no hacerlo. Este no es un pretexto para ser flojos, sino una sugerencia para obligarte a ti mismo a tomar una decisión difícil y eliminar cualquier tarea que no te lleve hacia tu misión, tus valores y tus metas.

Con demasiada frecuencia, usamos la productividad, el manejo del tiempo y la optimización como pretextos para evitar la pregunta realmente difícil: “¿Realmente necesito hacer esto?”. Es mucho más fácil permanecer ocupado y convencerte de que lo único que necesitas es ser un poco más eficiente o bien “trabajar un poco más por la noche”, en lugar de sufrir el dolor de eliminar una tarea con la cual te sientes cómodo. Pero ese no es el mejor uso de tu tiempo.

Tim Ferris dice: “Estar ocupado es una manera de ser flojo- flojo para pensar y tomar acciones indiscriminadas”.

El método Eisenhower es muy útil porque me obliga a preguntar si una tarea es realmente necesaria. Por lo tanto, es más probable que mueva tareas al cuadrante de “borrar” en lugar de repetirla innecesariamente. Y, siendo honestos, si solo eliminamos las tareas que nos hacen perder tiempo, entonces no necesitaríamos recomendaciones para aprender a ser más productivos en lo que sí importa.

¿Esto me ayuda a cumplir mi objetivo?
Una nota final: puede ser difícil de eliminar actividades que nos hacen perder el tiempo si no estás seguro de tus objetivos. En mi experiencia, hay dos preguntas clave que pueden aclarar el proceso detrás del método de Eisenhower.

Estas preguntas son…

1. ¿Qué es lo que busco con esta tarea?

¿Cuáles son los valores principales que conducen mi vida?
Al responder estas preguntas me ha ayudado a establecer las categorías de las tareas que realizo. Decidir cuáles tareas hago y cuáles elimino se vuelve más fácil cuando estás enfocado en lo que es importante para ti.

El método Eisenhower no es una estrategia perfecta, pero es una herramienta útil para la toma de decisiones para incrementar mi productividad y eliminar comportamientos que absorben energía mental, te hacen perder el tiempo y con poca frecuencia me llevan hacia mis objetivos.
Espero que sea de utilidad para ti también.

Si te interesa leer el artículo en su formato original, en inglés, puedes consultarlo aquí:

How to be More Productive and Eliminate Time Wasting Activities by Using the “Eisenhower Box”